菜鳥救星談職場：工作不再做不完
文、Ophelia Lai
嗨，我是Ophelia，相信很多人都面臨過這樣的窘境—工作堆積如山，昨天的還沒解決，今天的又排山倒海而來，令人頭暈眼花，不知道該如何下手。
其實我也碰到過這個問題，經過摸索和向同事、長輩請益後才從困境中解脫。今天我們就來聊聊「工作不再做不完的五個秘訣」。
1.用對方法做正確的事
工作的習慣與技巧就跟時間管理一樣重要，具體做法如下：
（1）三思而後行
執行一個計劃得快、狠、準，但事前規劃則要審慎小心。寧可事前多花時間仔細計劃，也不要做了之後才驚覺處處疏漏，再回頭修正可能需要好幾倍的時間、心力，而這些都可以避免。
（2）確認好雙方認知一致
首先，你必須確定自己是朝著正確的目標努力，避免自己費盡心力，到頭來卻是一場空。無論是對上司還是客戶，都必須100%確認你/妳做的是對方要的，否則又要重新來過，不僅浪費大把時間心力，還一事無成。
（3）事先整理好辦公桌
把需要用到的資料、數據等都放在伸手可及的地方，至於其他與現階段工作不相干的東西請從桌上消失。
（4）主動出擊
如果和你聯繫的對方表示之後回電，最多請只等10-15分鐘，時間一過就趕緊主動聯絡。假使對方正在會議中或接待其他客人，可以詢問何時方便致電，一來能掌握時間，二來也可以利用空檔處理工作相關的瑣事。
（5）適時適度求助
當你困在某個點上焦頭爛額時，請不要羞於求助，有時前輩、同事的經驗正是你所需要的，適度適時開口就能讓問題迎刃而解，也讓工作更有效率。
2.分清輕重緩急：「緊急的事不一定重要，重要的事不一定緊急」
分清楚誰先誰後，然後依序處理才能維持工作效率。譬如今天客戶突然交託給你一件下班前就得完成的工作，但這可能只是寫幾封郵件就能搞定的問題，那就可以等下班前再處理，先解決其他更需要花時間、費精神的事情。
3.保護好自己的時間
假如你因為工作的緣故必須和許多不同的人接觸，請留某個限定時段給他們，這樣一來能處理好該處理的事，本份內的工作也能有完整的時間去完成。
4.統一找出一個時段回覆信件
除非對方真的很急著要回覆（而這種情況他/她通常會直接打電話），否則一律在固定的時段回信。譬如下班前一小時就可以統一用來回信，針對客戶需求詳加溝通或說明，此舉一來可以節省日後溝通的時間，再者也可以避免工作時間被切割零碎。
5.設定底線，勇敢說「不」
拒絕當爛好人也是提升工作效率的重要方法之一，不要把顧客的不合理要求或同事加諸於你/妳的工作都照單全收，這不但會累死自己，也會一事無成；同時，勇於說不也可以避免他人得寸進尺。
以上是我根據過去經驗及請益整理出的工作術，希望對大家有幫助，也祝各位平安順心。
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