【Excel教學】什麼是資料剖析?分欄整理成整齊的表格
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文、意如老師
首先看一下原始資料,是一個整理好的表格資料
姓名 | 報名 | 地址 | 電話 |
賴驗新 | 基隆 | 和平東路三段一巷一號 | 029461234 |
蔡小燕 | 公館 | 博愛路一三一號 | 039124785 |
鄭新明 | 板橋 | 五權南路九十九號 | 039112356 |
陳智與 | 三重 | 民權路一二七號 | 029213652 |
黃麗倩 | 忠孝 | 南路一段一二四號 | 039123456 |
沈樂豐 | 板橋 | 五權南路九十九號 | 039112356 |
周凱明 | 忠孝 | 南路一段一二四號 | 039123456 |
吳美足 | 三重 | 民權路一二七號 | 029213652 |
但是有時候我們為了保存或交換資料,所以會將一些資料存成文字檔,例如在Excel另存新檔中(如下圖),可以選擇文字檔(Tab 字元分隔)
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存成文字檔後的文件如下:
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或者使用其它軟體,轉成文字檔,所以有些是使用逗號(,)或者空白( )或者其它符號去分隔。
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所以當我們收到這種有規律的資料,要如何將它整理成整齊的表格呢?
如果是用Tab件或空白鍵來做分隔的話就比較簡單處理,直接開啟文件後全選複製到Excel就完成了。
步驟如下:
步驟1、全選(Ctrl+A),接著複製(Ctrl+C)或者按下右鍵複製文字
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步驟2、開啟空白Excel,選擇A1儲存格
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步驟3、貼上(Ctrl+V),完成了
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但是如果資料為逗號(,)或其它符號為分隔的話就沒那麼簡單囉,因為貼上後全部內容都會被存在A欄儲存格中,如下圖
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這時候就要靠Excel中的資料剖析方式,將它整理成整齊的表格。
步驟如下:
步驟1、先全選資料
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步驟2、點選工具列中的資料>>資料剖析
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接著會跳出資料剖析精靈的彈窗,點選分隔符號選項後,確認預覽選取的資料沒問題後,再點選下一步。
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步驟3、根據自己的資料選擇相對應的分隔符號,以此範例是使用逗號為分隔符號,點選後再次確認預覽分欄後的結果,沒問題後按下一步
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再次確認每一欄都沒問題後按下一步
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按下完成鈕後已經成功將資料轉為整齊的表格囉!如下圖
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接下來如果想將姓名欄位再細分為姓跟名兩個欄位的話要怎麼做呢?
步驟如下:
步驟1、全選B欄按下插入
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這時候會在A欄旁多出一欄空的B欄,如下圖:
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步驟2、
1. 全選A欄
2. 資料
3. 資料剖析
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步驟3、跳出資料剖析精靈時,點選固定寬度,按下一步
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接著在姓跟名中間點一下,這時候會出現一條長箭頭把姓跟名分割,接著按下一步。
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預覽分欄結果後,就可以點選完成。
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這時可以發現我們已經成功將姓跟名分開囉!完成檔如下:
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